जिलाधिकारी के प्रमुख निर्देशः-
रिकार्डरूम में बाहरी व्यक्ति प्रवेश न करें।
रिकार्डरूम के प्रवेश द्वार पर सीसीटीवी कैमरे लगाने के निर्देश।
निर्धारित प्रारूप पर किये गए आवेदन प्राप्त करें।
रिकार्डरूम में प्राप्त आवेदन एवं दिए गए अभिलेखों का प्रत्येक दिन का विवरण
उप जिलाधिकारी मुख्यालय को रिकार्डरूम में प्रत्येकदिन के कार्यों की माॅनिटिरिंग।
शिकायती रजिस्टर को अद्यतन करते हुए शिकायतकर्ता का पूर्ण विवरण लिखने।
देहरादून 05 जुलाई 2023(जि.सू.का), जिलाधिकारी सोनिका ने आज कलेक्ट्रेट परिसर स्थित रिकार्डरूम का औचक निरीक्षण किया। निरीक्षण के दौरान जिलाधिकारी ने रिकार्डरूम में नियुक्त कार्मिकों सहित रिकार्ड स्कैनिंग में लगे कार्मिकों की जानकारी प्राप्त करते हुए व्यवस्थाओं का अवलोकन किया। रिकार्डरूम की समुचित व्यवस्थाओं को सुव्यवस्थित रूप से स्थापित करने हेतु अपर जिलाधिकारी प्रशासन एवं अपर जिलाधिकारी वित्त एवं राजस्व को आवश्यक दिशा-निर्देश दिए। साथ ही उप जिलाधिकारी मुख्यालय को नियमित रूप से रिकार्डरूमों की नियमित माॅनिटिरिंग करने के निर्देश दिए। उन्होंने आवेदकों से निर्धारित प्रारूप पर पूर्ण विवरण सहित आवेदन प्राप्त करने के निर्देश दिए। वहीं कड़े निर्देश दिए कि रिकार्डरूम को नियत समय पर खोला/बन्द किया जाए तथा नामित कार्मिक के अतिरिक्त कोई अन्य प्रवेश न करें। उन्होंने दिए गए निर्देशों का कड़ाई से अनुपालन करना सुनिश्चित करेंगे।
जिलाधिकारी ने रिकार्डरूम में सीसीटीवी कैमरे बढाने तथा रिकार्डरूम पर मुख्य द्वार पर सीसीटीवी कैमरा लगाने के निर्देश दिए दिए जिससे रिकार्डरूम में प्रवेश करने वालों की जानकारी रहे। उन्होंने उप जिलाधिकारी मुख्यालय को निर्देश दिए प्रतिदिन रिकार्डरूम में प्राप्त होने वाले आवेदन तथा ओवदन के सापेक्ष दिए गए अभिलेखों की माॅनिटिरिंग की जाए। साथ ही निर्देशित किया कि रिकार्ड हेतु आने वाले आवेदन निर्धारित प्रारूप पर हो तथा रिकार्ड प्राप्त करने वाले का पूर्ण विवरण यथा नाम, पता, मोबाईल नम्बर रजिस्टर पर अंकन किया जाए। यदि किसी आवेदन के क्रम में रिकार्ड न दिए गए हों तो उसका स्पष्ट विवरण अंकित हो। उन्होनें अपर जिलाधिकारी प्रशासन को निर्देशित किया कि रिकार्डरूम में पुताई के साथ ही अभिलेखों को व्यवस्थित रखे जाने हेतु रैक बढाए जांए। साथ ही निर्देशित किया कि रिकार्डरूम में लगे सीसीटीवी कैमरे दुरूस्त हो यह ध्यान रखा जाए। उन्होंने निर्देशित किया कलेक्ट्रेट में परिसर में नालियां निर्माण के साथ ही परिसर की सड़क ठीक करने के निर्देश दिए। जिलाधिकारी ने रजिस्ट्री आफिस के रिकार्डरूम का निरीक्षण करते हुए एजी स्टाम्प को रिकार्ड व्यवस्थित करने सम्बन्धी आवश्यक दिशा-निर्देश दिए। सब रिजस्ट्रार रिकाडरूम में निरीक्षण के दौरान कड़ी नाराजगी व्यक्त करते हुए सब रजिस्ट्रार को कड़े निर्देश दिए कि रिकार्डरूम में रिकार्ड को स्कैन करने वाले कार्मिकों की रजिस्टर मैंनटेन करना सुनिश्चित करेंगे, जिसमें रिकार्डरूम खोलने के समय सहित कार्मिकों का पूर्ण विवरण दर्ज करेंगे। साथ ही उन्होंने सीसीटीवी कमैरा स्थापित करते हुए जिलाधिकारी कार्यालय मेें कैमरे को लिंक कराने के निर्देश दिए। उन्होंने रिकार्डरूम की साफ-सफाई एवं दस्तावेजों को व्यवस्थित रखने के निर्देश दिए, जिस हेतु उन्होंने अपर जिलाधिकारी वित्त एवं राजस्व को निर्देशित किया कि रजिस्टार रिकार्डरूम में सीसीटीवी कैमरा, लगाने, रजिस्ट्रर मैंनटेन करने, नामित कार्मिकों की ही परिसर में एन्ट्री इत्यादि के आदेश निर्गत करने के निर्देश दिए। कहा कि परिसर में किसी प्रकार की अव्यवस्था न रहे इस बात का विशेष ध्यान रखा जाए।
इसके उपरान्त उन्होंने निर्वाचन कार्यालय के गोडाउन का निरीक्षण करते हुए अपर जिलाधिकारी को निर्देशित किया कि गोडाउन शिफ्ट करते हुए गोदाम हेतु ईवीएम वेयरहाउस में हाॅल बनाया जाए साथ ही कार्मिकों के बैठने हेतु कमरे बनाए जाएं। निर्वाचन गोडाउन में में पड़ी खराब सामग्री निष्प्रोज्य करने को कहा।
